Im Jahr 2018 trat in Deutschland die Registrierkassenpflicht in Kraft. Dementsprechend müssen alle wirtschaftlichen Unternehmen, die mit einer Registrierkasse arbeiten, bestimmte Voraussetzungen erfüllen.
Zudem kann das Finanzamt darauf bestehen, bei unangekündigten Terminen während einer Kassenschau die Registrierkasse zu überprüfen.
Inhaltsverzeichnis
Welche Unternehmen sind von der Registrierpflicht betroffen?
Um es vorab zu sagen: In Deutschland tätige Unternehmen sind nicht zwangsläufig zur Nutzung einer elektronischen Registrierkasse verpflichtet. Dementsprechend kann jeder Unternehmer selbst entscheiden, ob die Wahl auf eine offene Ladenkasse oder eine elektronische Kasse fällt. Bei der Nutzung einer elektronische Kasse müssen Einzelhändler die sogenannte GoBD erfüllen.
Diese Abkürzung steht für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
Diese Grundsätze regeln beispielsweise Bedingungen für eine korrekte Erfassung sowie Aufbewahrung elektronischer Geschäftsvorfälle, Belege sowie anderweitiger steuerrelevanter Daten.
Wie erfolgt die Kassennachschau über das Finanzamt?
Das Finanzamt hat ein Anrecht darauf, unangekündigt eine Kassennachschau durchzuführen. Hierbei ist es unerheblich, ob Händler eine moderne Registrierkasse von ready2order oder ein anderes Kassenmodell nutzen. Während dieser Nachschau überprüfen die Finanzspezialisten, ob die Einzelhändler die Kassenführung auch tatsächlich korrekt vorgenommen haben.
Diese Maßnahme führt das Finanzamt überwiegend bei bargeldintensiven Betrieben wie Gastronomen oder Einzelhändlern durch.
Hohe Anforderungen an die Aufzeichnungen
Das GoBD gibt vor, dass Händler sämtliche im Kassenbuch festgehaltenen Aufzeichnungen keinesfalls verändern dürfen. Dementsprechend genügt es nicht, ein Kassenbuch in Word oder Excel zu führen. Bei dieser Form der Aufzeichnung wäre es schließlich möglich, im Nachhinein Änderungen vorzunehmen. In dem Fall würde keine ordnungsgemäße Kassenführung stattfinden.
Würden Einzelhändler das Kassenbuch nur in Word oder Excel führen, drohen nach Schätzungen, die oftmals in hohen Nachzahlungen münden.
Deshalb ist es wichtig, sämtliche Umsätze separat und unveränderbar elektronisch zu erfassen. Genauso wichtig ist es, dass die Aufzeichnungen vollständig sind und für einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden.
Die Kassennachschau: Darauf achtet das Finanzamt
Bei einer Kassennachschau geht das Finanzamt davon aus, dass verschiedene Anforderungen erfüllt sind. Dazu gehören nachfolgende Voraussetzungen:
- Wartungsprotokoll sowie Bedienungsanleitung
- Datenexport mit GoBD-Schnittstelle muss möglich sein
- Vorlage täglicher Zählprotokolle einschließlich Unterschrift des Zählenden
- Datensatz sollte zwingend Kassenentnahmen, Retoure und Stornierung einschließen
- Aufbewahrung aller Originalbelege bei Barzahlung, die aus der Kasse erfolgt ist
- Einhaltung von Kalkulationsgrundlagen
- Kasse muss stets in der Lage sein, einen Kassensturz durchzuführen (diesen fordert das Finanzamt für gewöhnlich ein)
- Speicherung sämtlicher Änderungen, darunter von Programmierungen oder von Preisen aus dem Kassensystem
- Protokollierung von Trainings-Speicherkarten
Verpflichtung zur TSE – der Technischen Sicherheitseinrichtung
Im Jahr 2016 wurde im Rahmen des Kassengesetzes die Verpflichtung einberufen, dass eine elektronische Kasse stets mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung aufgewertet sein muss. Diese Pflicht besteht zwingend, damit die Kasse nicht manipuliert werden kann.
Die Einführung dieser Pflicht wurde mehrfach verschoben. Doch seit April 2021 müssen Händler mit deutlichen Nachteilen rechnen, falls sie keine TSE vorweisen können. In diesem Fall sollten sich Betroffene unverzüglich an die jeweiligen Kassenhersteller wenden, weil jede TSE registriert werden muss. Im Vorfeld ist es nicht vorhersehbar, wann das Finanzamt seine Kontrollen durchführen wird. Deshalb ist es für Händler wichtig, stets auf diese Situation vorbereitet zu sein.
