Der Gedanke an die Buchhaltung sorgt bei jungen Gründern schnell für schlechte Stimmung und dämpft die Vorfreude auf das eigene Unternehmen.
Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) haben besonders mit der zunehmenden Bürokratie zu kämpfen, gerade, wenn diese mit dem Fachkräftemangel zusammentrifft. Doch Buchhaltung und Lohnverwaltung können so einfach sein – Im folgenden Artikel finden Interessierte Tipps, die sofort umgesetzt werden können.
Inhaltsverzeichnis
Die Folgen einer ineffizienten Unternehmensverwaltung
Kleine und mittelständische Betriebe sind besonders von den Folgen der schwierigen Wirtschaftslage betroffen. Aktuelle Bedrohungen sind unter anderem der Fachkräftemangel und die zunehmenden Preiserhöhungen für Rohstoffe und Dienstleistungen.
Was viele dabei unterschätzen: Die Folgen einer ineffizienten Unternehmensverwaltung sind oft weitreichender.
Eine aktuelle Studie zeigt, dass deutschen Unternehmen jährlich ein wirtschaftlicher Schaden von 30 Milliarden Euro durch ineffiziente Verwaltungsabläufe entstehen. Dazu zählen insbesondere die Buchhaltung, die Lohnverwaltung oder das Debitorenmanagement. Folgende Ursachen sorgen in diesem Kontext für hohe Kosten und zähe Abläufe:
- Langsame und fehlerhafte Hard- und Software
- Manuelle Verwaltungsprozesse
- Unklarheiten bei der Zuordnung von Belegen
- Suchen nach fehlenden Belegen
- Postalischer Versand in der Lohnbuchhaltung
- Manuelles Mahnwesen
Ziel ist es, all diese Prozesse zu digitalisieren und dort Automatisierungen einzubauen, wo es die Technik zulässt. Kleine und mittelständische Unternehmen benötigen eine ganzheitliche Lösung für die Buchhaltung, um in wirtschaftlich instabilen Zeiten wettbewerbsfähig zu bleiben.
Viele Verwaltungen sind aktuell überlastet und kommen bei vollen Auftragsbüchern nicht hinterher. Das führt zu Stress, Überstunden und Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern. Dadurch leidet nicht nur die Leistungsfähigkeit jedes Einzelnen, sondern auch der Unternehmenserfolg. Eine digitalisierte Unternehmensverwaltung kann zur Mitarbeiterzufriedenheit beitragen.
Digitalisierung der Lohnbuchhaltung: Ein Plus für Unternehmen und Mitarbeiter
Die Digitalisierung ist in allen Lebensbereichen spürbar, doch in der Lohnbuchhaltung vieler Unternehmen bislang nicht. Zahlreiche Arbeitnehmer erhalten ihre Lohnabrechnung am Ende des Monats immer noch in Papierform. Die Einführung einer ganzheitlichen und digitalen Lohnbuchhaltung ist der erste Schritt, um die eigene Verwaltung zu entlasten.
Der digitale Datenaustausch kommt der Verwaltung von Lohn zugute, denn er ermöglicht es, dass alle Prozesse viel schneller und sicherer ablaufen können.
Dazu wird auch der Datenaustausch zwischen Personalabteilung und Buchhaltung verbessert. Die Vorteile der dank Digitalisierung stellen sich sofort ein:
- Rechtssicherheit: Moderne Systeme zur Lohnbuchhaltung erfüllen gesetzliche Normen und sind direkt mit den Lohnsteuertabellen verknüpft. Es können mit wenigen Klicks genormte Formulare erstellt und an die jeweilige Behörde versandt werden.
- Effizienz: Die digitale Abwicklung von Lohnangelegenheiten spart Zeit und Personal. Mitarbeiter in der Unternehmensverwaltung können sich auf strategisch wichtige Aufgaben konzentrieren.
- Datenschutz: Die papiergebundene Lohnbuchhaltung ist anfällig für den Verlust von Unterlagen und langes Suchen vorangegangener Belege. Die Digitalisierung ermöglicht eine zentrale und rechtssichere Speicherung der Daten sowie einen angriffssicheren Datenaustausch.
- Integration in bestehende Systeme: Ein digitales Programm zur Lohnbuchhaltung lässt sich in die bestehende digitale Buchhaltung integrieren. So lassen sich Daten sammeln, auswerten und bei Bedarf alle an einer Stelle finden.
Fazit: Die Digitalisierung ist ein notwendiger Schritt, um die Prozesse in Unternehmen zu verbessern und das Verwaltungspersonal zu entlasten. Durch die automatisierte Datenerfassung und den Abgleich werden Fehler frühzeitig erkannt und können sofort ausgebessert werden. Zudem unterstützt die Software bei der Erfüllung rechtlicher Pflichten, der Zusammenarbeit mit der Kranken- und Rentenversicherung sowie bei Betriebsprüfungen.
Bereit für die Zukunft: Digitale Buchhaltung für KMU
Zusammengefasst heißt „digitale Buchhaltung“ nichts anderes als sich zu lösen von Papier und Aktenordnern, und sich hin zu einer digitalen Unternehmensverwaltung und der Automatisierung von Routineprozessen zu bewegen. Durch eine vollständige Digitalisierung der Buchhaltung können KMU bis zu 40 % ihrer Buchhaltungskosten einsparen und haben somit mehr Zeit für Aufgaben, die direkt mit dem Erfolg des Betriebs zusammenhängen.
Ganzheitliche Buchhaltungsprogramme ordnen Ein- und Ausgangsbelege automatisch ihren Zahlungen zu, erkennen die Art des Beleges und ermöglichen es, Mahnungen unkompliziert und direkt in der Software zu versenden.
Das gesamte Forderungsmanagement eines Unternehmens läuft an einem Ort zusammen und kann mit wenigen Klicks gesteuert werden. Hierdurch verbessert sich die Rechtssicherheit des Unternehmens, während Verwaltungsaufgaben reduziert werden.
Durch die Umstellung auf digitale Belege fällt rund 40 % des Aufwandes weg, welchen ein Buchhalter im Jahr zu erledigen hat. Das ist jedoch längst nicht alles – durch eingesparte Lagerkosten können auf lange Sicht sogar 60 Prozent der Kosten vermieden werden. In der Praxis bedeutet das zum Beispiel: Verdient ein Buchhalter pro Jahr 42.000 Euro, sparen Unternehmen durch die Digitalisierung pro Jahr 16.800 Euro Gehalt, welches in den Gewinn der Firma fließt.
Drei abschließende wirtschaftliche Tipps für Unternehmen
Die Grundbausteine der digitalen Zukunft sind nun klar definiert und können umgesetzt werden. Diese drei abschließenden Tipps helfen KMU, die eigene Wirtschaftlichkeit zusätzlich zu verbessern:
- Nachhaltige Geschäftsstrategien: Nachhaltiges Wirtschaften senkt die Betriebskosten und stärkt das Markenimage des Unternehmens. Hierzu gehören unter anderem nachhaltige Lieferketten, Abfallreduzierung oder erneuerbare Energien.
- Effizientes Kennzahlenmanagement: Um ein Unternehmen in Krisenzeiten effizient zu steuern, müssen die Finanzkennzahlen konstant überwacht werden. Hierdurch werden Probleme frühzeitig erkannt und es können Maßnahmen ergriffen werden, die die finanzielle Stabilität sichern.
- Klare Budgetierung: Kleine Unternehmen müssen besonders aufpassen, wann sie wie viel Geld für etwas ausgeben. Die korrekte Budgetierung und das Aufstellen eines verbindlichen Finanzplans sind daher unerlässlich.
Und: Die Digitalisierung muss als Chance gesehen werden, nicht als Herausforderung. Nur so kann ein Unternehmen langfristig wirtschaftlich und effizient arbeiten.
